关于印发《常州工程职业技术学院合同管理办法（修订）》的通知

 常工职院审〔2023〕1号

 

各二级学院（部）、部门：

《常州工程职业技术学院合同管理办法（修订）》经学校2023年第3次校长办公会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。

 

附件：常州工程职业技术学院合同管理办法（修订）

 

 

常州工程职业技术学院  

2023年2月24日   

附件

 

常州工程职业技术学院合同管理办法（修订）

 

第一章总则

第一条 为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指合同签订人以学校名义与其它平等主体的自然人、法人或其它组织之间订立的，明确双方的民事权利义务关系所订立的书面协议。

第三条 订立合同，必须遵守国家的法律法规，符合国家政策和学校的利益。签订合同必须贯彻协商一致、平等互利、等价有偿、诚实信用的原则。合同内容文字表达准确，用词含义明确。

 

第二章 合同管理

第四条 学校的合同管理实行“归口管理、分类负责”的管理体制。

第五条 审计处负责学校合同的归口管理。其主要职责：

1．建立健全学校合同管理办法，督促、检查各部门合同管理及执行情况。

2．负责学校合同及相关资料的分类编号、专册登记、装订整理及保管归档等工作。

3．定期对学校各部门合同订立及重大合同的履行情况进行检查和督办，定期对合同进行统计分析。

4．按学校档案及合同商业秘密管理的有关规定，提供合同查询及合同使用等服务。

5．负责指导职能部门的合同订立、履行、变更、终止以及争议纠纷处理等，协调解决合同管理中出现的问题。

6．负责对学校涉及经济利益的各类经济合同进行审计审核。

第六条 学校对采购（货物、服务、建设工程）、教学、合作办学、培训、国际交流、校企合作、劳动人事、捐赠、投资、资产经营等合同实行分类负责。依据合同性质和内容分别由相应部门承担合同承办及相应管理责任，具体负责审核、订立、履行、变更、解除、终止以及争议纠纷处理等，其主要职责：

1．合同立项、市场调研、意向接触、可行性论证。

2．审查拟合作方资质、代理权限、履约能力等情况。

3．分类制定合同示范文本，并报学院审计处审核和备案。

4．根据学校相关规定，开展合同谈判、询价或招投标等。

5．起草合同。原则上要求按照国家相关部门的合同示范文本或学校各类合同示范文本起草合同草案，与合同对方当事人协商一致后，对合同草案加以修改完善，形成合同文本。

6．具体办理合同会审、审批及签订等事宜。

7．组织合同履行，对合同中学校应履行的职责组织实施和协调，并督促合同对方当事人按合同条款履行；就合同执行中出现的问题，及时与审计处进行沟通，并向分管校领导汇报。问题的处理以合同承办部门为主进行处理解决。

8．处理合同变更、终止及争议纠纷等。

9．将所承办的合同订立、履行、变更、终止及争议纠纷处理等全过程形成的各种合同档案资料纳入部门档案，进行妥善管理。同时，应将变更、终止及争议纠纷处理等有关资料报审计处一份备案。

第七条 审计处应定期将由其保管的全部合同及相关档案资料，移交学校档案馆统一归档管理。

第八条 科研合同因其科技项目的特殊性要求，归口科技部门管理,参照本办法执行。继续教育学院的培训、合作办学等合同（协议），归口继续教育学院管理，参照本办法执行。

 

第三章 合同审核

第九条 各类合同由分类负责部门按管理职责进行审核，主要审核：

1．合作方资质、代理权限、履约能力。

2．项目的可行性、立项程序的完整性、采购程序的合规性。

3．审核合同的内容是否与招投标文件或谈判内容一致，合同要素是否完备，包括合同对方的名称、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约责任等。

第十条 对涉及货物、建设工程、服务等采购活动（金额在规定的限额以上）、房屋租赁、资产处置等其他经济活动的各类经济合同，分类负责部门审核后，再送审计处审核。

第十一条 分类负责部门将经济类合同送审计处审核时，应当提供以下相关资料：

一、采购活动类合同

1．合同审核表

2．立项申请审批表

3．采购方式申请审批表

4．招投标文件

5．评标纪要及相关资料

6．中标通知书

7．合同文稿及电子稿

8．其他能够证明经济活动合规、公开透明的资料

（注：招标采购的建设工程合同审核，因有立项审核程序，所以第2、3项资料不再提供）

二、科研类合同

1．合同审核表

2．合同文稿

3．预算表

4．科技团队人员名单

5．其他能够证明经济活动合规、公开透明的资料

三、房租及其他收入类合同

1．合同审核表

2．招、投标文件、评标纪要、中标通知书及相关资料，或类似确定合作方及价款的相关资料

3．合同文稿及电子稿

4．其他能够证明经济活动合规、公开透明的资料

第十二条 经济类合同审计审核的内容：

1．合同所涉及的经济活动是否经过授权批准；

2．合同主体、内容和形式的合法性；

3．合同文本格式的合规性；

4．合同条款的完整性、严密性；

第十三条 建设工程项目以及其它标的额在50万元以上的经济合同，或法律关系复杂的合同，应经学院法律顾问审核后，方可签订。

第十四条 审计处在收到送审的经济合同后，应当在1-5个工作日内审核，合同内容复杂，需要咨询专家意见的，适当延长审核期限。对程序合法、内容规范、资料齐全、手续完备的合同原则上1个工作日内审核完毕，及时出具审核意见并加盖审计处公章。对需要律师审核的合同，应积极与律师沟通，尽快完成审核。对不具备审核条件的合同，审计处应及时提出书面意见，由经办部门补充相关手续或对合同条款进行修改，待条件具备时再履行审核手续。

第十五条 相关部门对审计处的审核意见有异议的，可与审计处协商，经协商仍有异议的，提交学校相关领导协调解决。

第十六条 按照学校采购管理办法，50万以上采购项目合同草案,还需经费分管校长审核批准，100万元以上的重大项目合同草案,需校长审核批准。

 

第四章 合同签订

第十七条 校长是学院法定代表人，签订合同应由法定代表人或其委托代理人进行。校长办公室负责办理学院法人授权委托事宜。未经校长授权，校内任何单位和个人不得以学校的名义对外签订合同。

 

第五章 合同专用章的使用与管理

第十八条 凡以学校名义签订(采购等经济类)合同都必须使用“常州工程职业技术学院合同专用章”，校内各单位行政公章(继续教育学院除外)一律不得对外签订合同。

第十九条 学校统一刻制“常州工程职业技术学院合同专用章”，由审计处负责印章保管，在学校授权范围内使用。未盖合同专用章的(采购等经济类)合同，学校不予承认。科研合同因科研工作需要，盖“常州工程职业技术学院科技合同专用章”，科技合同专用章由科技管理部门负责保管和使用。继续教育学院培训、合作办学合同，盖“常州工程职业技术学院继续教育学院” 章。

第二十条 合同专用章应由专人负责保管。

第二十一条 合同承办人员不得携带合同专用章外出签订合同，确需携章外出签订合同的，应由印章保管人一同前往或另委托他人携章前往。外出签订合同，需携带加盖合同专用章的空白合同文本时，须经审计处领导批准，并登记、编号、回收，严防丢失。一旦出现遗失情况,经办人应及时登报发布遗失声明。

 

第六章 合同的履行

第二十二条 合同正式生效前不得实际履行合同。合同生效后，合同各方应按照约定全面、及时履行。分类管理部门应对合同实施过程进行监管。

第二十三条 对学校收益合同，应提交一份合同给财务处，由合同签订责任部门和财务处按照合同规定，及时催收应收款项。

第二十四条 在合同履行过程中，确需变更或解除的，应经双方协商后，签订变更或解除合同，并按合同审核规定审核后签订。凡因合同引起的纠纷，须将案件有关情况以书面形式报审计处。

 

第七章 合同纠纷的解决

第二十五条 学校建立合同纠纷处理的有效机制，加强合同纠纷管理。合同纠纷经协商无法解决的，合同承办部门应及时与校长办公室会商，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第二十六条 合同纠纷的处理应依法维护学校合法权益，采取必要措施以减少损失，并将处理方案书面报告合同归口管理部门审核后执行，其中重大合同纠纷处理方案还应经法律顾问审查、分管校领导审批同意后执行。

第二十七条 处理合同纠纷时，非经学校书面授权，任何部门或个人不得向对方做出实质性答复或者承诺。

 

第八章 合同档案管理

第二十八条 合同归口管理部门应当建立合同台账，按照年度进行合同编号，并定期将年度合同及时送档案馆归档。

第二十九条 借阅合同按照档案管理的流程审批并及时归还，合同管理部门在合同管理的全过程中应严格遵守并监督执行相关内控制度。

 

第九章 责任追究

第三十条 未经学校授权，任何单位或个人不得以学院名义对外签订合同。违反程序和规定擅自对外签订合同所造成的不利后果，由签订者承担。给学院造成经济损失的，由当事人按实际损失金额承担赔偿责任,学院依据有关规定追究当事人的责任。

第三十一条 在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，损害学校利益的，学校依据有关规定追究当事人责任。

第三十二条 合同专用章或盖有合同专用章的空白合同文本若有遗失，造成损失的，学校将视其情节，追究个人责任。

 

第十章 附则

第三十三条 学校举办或设立经工商行政管理部门登记并领取营业执照的单位参照本办法执行。

第三十四条 本办法由审计处负责解释。

第三十五条 本办法自颁布之日起实施，原《常州工程职业技术学院合同管理办法（试行）》（常工职院审〔2017〕1号）同时废止。

 

附件：1.常州工程职业技术学院合同专用章印模

2.常州工程职业技术学院科技合同专用章印模

3.常州工程职业技术学院继续教育学院章印模

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

常州工程职业技术学院校长办公室           2023年2月24日印发